无论是什麽行业的企业或单位举办会议，不论筹划此会议的筹划者经验是否丰富，单纯站在举办方的立场与角度上看问题，都会面临各种问题：

需要做些什麽？

    会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。

谁来筹划会议？

    从秘书到公司总裁，每个人多多少少都可能会参与会议的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，此外还有其他职责。无论是专职还是兼职，最终结果，是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。

    会议筹划者的职责：作为会议筹划者，要负责去做各种各样的工作。下列的各项工作能反映会议筹划者这一角色的多面性。

• 善于与人共事
• 善于注意小节
• 善于解决问题
• 善于与人协商
• 能够管理会议财务事宜
• 熟悉酒店运作
• 能够安排恰倒好处的菜单
• 能够熟练操作电脑
• 能够熟练地与视听服务公司打交道
• 能妥善接待贵宾和外国客人
• 熟知各种礼仪
• 行事果断、执着

会议筹划者的任务：

• 制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标
• 制定会议议程
• 了解可供使用的场所和设施情况
• 选择或提议合适的场所
• 检查并比较各项设施
• 安排交通事宜
• 协调会务工作人员的活动
• 招收、培训会务人员和广告人员
• 制定可行预算或按既定预算安排有关工作
• 确定各项工作的时间安排
• 视察选定的场所和设施
• 与各有关方面进行接洽（运输公司、旅行社、视听服务公司）
• 确定印刷公司
• 安排食品、饮料有关事宜
• 讨价还价
• 同会议发言人和各位贵宾进行联系

主要会议类型：

• 销售会议：一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。例如季度销售会议，或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。
• 年会：可以是公司股东大会，也可能是行业协会每年一次的会员大会。
• 产品发布会：是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。
• 研讨会：是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。研讨会一般让与会者相互交流并有意见反馈。
• 专业会议：是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。一般包括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。
• 奖励会议：是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。
• 培训会议：一般要用至少一天，多则几周时间开展培训活动的会议。这类培训需要有特定的场所，培训内容高度集中，由某个领域的专业培训人员教授，而且通过培训要实现某些目的和目标。

会议筹划步骤：

目的和目标：确定会议的目的和目标、制定会议议程是会议的重心所在。

会议的目标和目的有以下一些：

• 培训通知教育探讨问题做决策
• 引入新事物或介绍新人员
• 激励
• 开发
• 展示
• 促进与改善
• 解决问题
• 讨论如何赢利
• 赢利

    在你筹划一个会议时，你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果，如果你们的意见相符，你就可以做下一步的筹划了：

• 预计召开会议的日期；
• 会议预计召开几天；
• 打算在什麽地方召开会议；
• 会议形式或程序是什麽；
• 需要多大的场地；
• 以前开过这样的会议吗？结果如何；
• 将有多少人到会；
• 会议预算是多少；
• 与会者对费用开支很在意吗？
• 打算选用什麽级别的酒店和设施；
• 打算选用最高级的房间标准是什麽；
• 谁来制作会议邀请函；
• 会议需要向与会者打印相关资料吗？
• 会议的发言人有哪些？
• 会议需要什麽样的视听设备；
• 需要食品、饮料的酒会、招待会有几次；
• 与会者可以携带家属吗？
• 打算为与会者安排一些特别活动吗？打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗？是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗？
• 有谁来承担这些活动的费用。